Invoice là một phần không thể thiếu trong quá trình mua bán hàng hóa. Đây là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng. Vậy trong bài hôm nay Vĩnh Cát sẽ cùng các bạn tìm hiểu về tầm quan trọng của Invoice trong xuất nhập khẩu.
Invoice là gì?
Đầu tiên hãy cùng nhau tìm hiểu, thực chất Invoice là gì? Invoice hay còn được gọi là hóa đơn, là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Trong buôn bán hàng hóa người bán hàng có thể tự tạo một một form sao cho phù hợp với hàng hóa của mình. Hóa đơn này không cần phải tuân thủ theo form của chi cục thuế.
Các loại hóa đơn
Hiện nay Invoice được chia thành 2 loại chính như sau:
- Proforma invoice (hóa đơn chiếu lệ): hóa đơn được lập ra khi người mua đặt hàng, thông tin này sẽ được gửi về cho người bán. Nếu người bán chấp thuận thì người mua sẽ thanh toán 100% giao dịch hoặc đặt cọc một phần tiền hàng.
- Commercial Invoice (hóa đơn thương mại): hóa đơn thương mại trong giao dịch mua bán. Ngoài chức năng thanh toán CI còn có chức năng nộp thuế. Thời điểm hóa đơn có hiệu lực là thời điểm đưa container lên tàu,..Người bán sẽ gửi cho người mua hóa đơn thương mại kèm theo các chứng từ như vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ,… Sau đó người mua sẽ thực hiện thanh toán tiền hàng. Số tiền khách phải thanh toán bằng số tiền CI trừ đi PI. Nội dung trong CI cũng không khác quá nhiều so với PI. Trong thanh toán L/C, nội dung trong CI cần chính xác đến từng con chữ, từng dấu câu như LC quy định. Hóa đơn CI sẽ được lưu lại trong hồ sơ, để trong trường hợp cần thiết sẽ được dùng để đối chiếu công nợ với khách hàng
Mục đích của hóa đơn thương mại
Mục đích chính của Invoice là dùng làm bằng chứng để người mua hàng thanh toán tiền cho người bán. Hiểu cụ thể hơn là anh mua của tôi lô hàng này thì anh phải trả tiền tôi theo đúng như số tiền đề ra trên hóa đơn. Chính vì thế trên invoice cần thể hiện các điều sau:
- Số tiền cần phải thanh toán là bao nhiêu
- Các điều kiện về hàng hóa là gì, số lượng và điều kiện thanh toán.
Nên xem: Quy trình nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc bao chứng từ
Phân biệt sự khác nhau giữa Proforma invoice và Commercial invoice
Mình tin rằng khi đọc tới đây các bạn đã ngầm hiểu được chức năng của từng loại Invoice. Về mặt hình thức Commercial invoice và Proforma invoice không khác nhau là mấy. Vậy thì tại sao lại có sự phân chia như trên. Sau đây mình sẽ cùng bạn tìm hiểu về sự khác nhau của chúng
- Về thời điểm phát hành: Theo như thực tế thì hầu hết Proforma Invoice được phát hành trước khi gửi hàng. Còn Commercial Invoice thì ngược lại, nó được phát hành với mục đích giúp khách hàng thanh toán hàng sau khi hàng được đưa lên tàu.
- Về nội dung: cả hai loại Invoice này có khá nhiều thông tin giống nhau. Tuy nhiên CI (commercial invoice) thì đầy đủ và chính xác hơn, nó không được chỉnh sửa. Còn Proforma Invoice (PI) thì có thể chỉnh sửa.
- Tính pháp lý: PI có tính pháp lý thấp hơn. Do PO chỉ là một thỏa thuận chưa chính thức còn CI được coi là một chứng cứ có tính pháp lý cao trước pháp luật.
- Trong công ty: trong việc hạch toán tài chính công ty, CI (commercial invoice) được coi trọng hơn cả. Còn PI (Proforma invoice) thì chỉ được coi là một tờ giấy không hơn không kém.
Thông thường trong khi sử dụng chúng ta thường nói tóm lược là “hóa đơn”. Hóa đơn ở đây được hiểu là Commercial invoice. Nhưng với những nội dung chuyên ngành như này thì bạn cần nêu rõ là hóa đơn thương mại. Vì nói hóa đơn thì được hiểu theo nghĩa rất rộng. Trong trường hợp thực tế khi hải quan yêu cầu hợp đồng thương mại thì bạn có thể trình Proforma Invoice
Các lỗi cần tránh khi lập hóa đơn thương mại
Theo lý thuyết lập invoice là trách nhiệm của người bán nhưng khi làm thủ tục thông quan, người mua cần có trách nhiệm trình bày những thông tin quan trọng về sản phẩm. Một số lỗi thường gặp trong quá trình tạo dựng hóa đơn thương mại điện tử như sau:
- Không ghi rõ tên cảng xuất, cảng nhập, điều kiện giao hàng incoterms
- Sai lệch một số thông tin trong packing list, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại.
- Người bán chiết khấu cho người mua thế nhưng trong hóa đơn lại không ghi rõ điều này..
Tóm lại Invoice chính là hóa đơn, nhưng nếu nói “hóa đơn” không thì không chính xác. Vì có khá nhiều loại hóa đơn nhưng trong thực tế chúng ta thường gặp hai loại hóa đơn là Proforma invoice (PI) và Commercial Invoice (CI). Trong công việc chuyên môn bạn cần nói chính xác loại hóa đơn nào để tránh gây hiểu lầm với người đối diện. Khi tạo lập hóa đơn bạn cần lưu ý về sự chính xác của nội dung bao gồm tên cảng xuất cảng đích,..
Như vậy trong viết này mình đã trả lời cho bạn câu hỏi “Invoice là gì” cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết. Chúc bạn hoàn thành tốt công việc của mình trong ngành logistics. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết kế tiếp.
