Vận đơn (bill of lading) được coi là linh hồn của hàng hóa. Nó là minh chứng cho việc shipper đã nhận hàng từ người giao hàng. Thế nhưng có người bạn vẫn chưa năm rõ mẫu chi tiết vận đơn nên vân điền sai khá nhiều. Trong bài này mình sẽ cùng bạn đi tìm hiểu mẫu chi tiết vận đơn, xem hình thù của nó ra sao. Và giải quyết vấn đề hay điền sai thông tin của bạn.
Nội dung chi tiết của vận đơn
- Bên phát hành vận đơn: có thể là hãng tàu hoặc forwarder, nó được thể hiện ở phần header/footer của vận đơn.
- Tên loại Bill
- Số booking: là số của booking đặt chỗ trên tàu. Có trường hợp, những vận đơn không có mục này
- Số của bill: số bill này do hãng tàu ghi
- Shipper: thông tin shipper bao gồm: tên công ty gửi hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, fax (những thông tin này có thể bị ẩn đi nếu như các bạn không muốn show ra)
- Consignee: thông tin của người mua, người nhập khẩu. Tùy vào mục đích sử dụng bill mà mục này có thể ghi những thông tin dưới đây:
Để trống, không cần ghi gì cả
Ghi đầy đủ thông tin của Consignee
To order/To order of Shipper
To order of (tên ngân hàng Mở L/C)
To order of (tên của consignee)
Khi ghi cần ghi đầy đủ các thông tin như: tên công ty, địa chỉ công ty, số điện thoại, email, số fax. Thông thường thì shipper nên cho số fax và ẩn số điện thoại của khách hàng trách lộ thông tin. Hàng đến thì hãng tàu có thể báo cho consignee thông qua email hoặc fax.
- Notify party: bên được thông báo. Đây là bên sẽ nhận được thông báo khi hàng đến cảng đích. Tùy vào những trường hợp khác nhau mà mục này sẽ được ghi khác đi. Phần này có thể ghi tùy vào trường hợp:
Để trống, không cần ghi gì cả.
Ghi dòng “Same as consignee”
Ghi tên của người nhận hàng
- Tên tàu – số chuyến: Name of Vessel/Voyage No = Mother vessel/Voyage No. = MV/Voy. No. = Carriage by/Voyage No.
Tên tàu chứa hàng hóa, ghi tên tàu và số hiệu chuyến tàu. Chặng này là chặng vận tải chính nên người ta gọi là Carriage
- Cảng bốc hàng (Port of loading = POL = Charging port): ghi tên của cảng nhận hàng
- Cảng dỡ hàng (Port of discharging = POD = Unloading Port) ghi tên của cảng dỡ hàng
- Number of containers or packages: ghi số lượng container hay số lượng của kiện hàng.
- Description of Goods: Mô tả hàng hóa bao gồm: tên lô hàng, số kiện hàng trọng lượng hàng, thể tích, mã HS code, shipping mark là một dấu hiệu riêng của hàng hóa. Nó giúp cho người nhận hàng dễ dàng nhận ra hàng hóa của mình.
- Place and date of issue: Nơi và ngày phát hành vận đơn. Tên nước xuất hàng, ngày tàu chạy
- Đóng dấu và ký tên của hãng tàu. Ở mục này sẽ ghi như sau, tùy thuộc vào mỗi trường hợp khác nhau:
Người chuyên chở – hãng tàu ký phát. Sau chữ ký của hãng tàu thể hiện dòng chữ “As the carrier”
Thuyền trưởng ký phát, sau chữ ký của thuyền trưởng cần thể hiện dòng chữ “As the Master”
Đại lý hãng tàu ký phát thì sau chữ ký của FWD phải thể hiện chữ “As agent for the carrier”.
Nếu như ai đó thay mặt thuyền trưởng ký thì chữ ký của người này phải thể hiện dòng “On behalf of Mr. John Henry, as the master”.
Quy định thời gian nộp vận đơn bill
Quy định thời gian nộp vận đơn bill: tùy thuộc vào hãng tàu mà có thời gian nộp khác nhau. Nhưng thường bạn phải nộp chi tiết bill trước giờ tàu chạy và trước giờ closing time (thời hạn cuối cùng mà bạn phải thanh lý cho container cho cảng bốc xếp tàu), Nếu bạn nộp đơn trễ hơn closing time thì hãng tàu sẽ tính phí SI (phí nộp muộn chứng từ). Nếu như tàu đã rời cảng thì mức phạt sẽ tùy thuộc vào thỏa thuận mà hãng tàu đã khai manifest với hải quan. Đối với các chuyến hàng đi Nhật hay cảng Shanghai các bạn cần chú ý nộp chi tiết vận đơn sớm, điều này do chính phủ hoặc từng cảng quy định. Nếu như bạn không kịp nộp vận đơn thì phải chịu tiền phạt lên tới 5000$
Với các chuyến hàng đi Nhật hay cảng Shanghai các bạn cần chú ý nộp chi tiết vận đơn sớm
Trong trường hợp cần phải sửa lại bill thì việc đầu tiên bạn cần phải thông báo lại cho hãng tàu hoặc forwarder để họ sửa chữa nhanh nhất có thể. Thời gian sửa bill tốt nhất là trước khi tàu chưa đến cảng. Nếu không kịp trong khoảng thời gian này thì thủ tục sửa bill sẽ rất rắc rối và phiền phức. Theo kinh nghiệm của mình thì bạn nên in draft bill ra, sau đó dùng mực khác màu ( nên dùng mực màu đỏ). Tiếp theo đó gạch bỏ các nội dung thông tin cần phải sủa và điền ngay tại vị trí cần điều chỉnh. Và cuối cùng scan lại rồi gửi cho forwarding hoặc hãng tàu.
Lời kết
Trên đây mình đã trình bày nội dung chi tiết của vận đơn và cách sửa bill trong trường hợp cấp thiết nhất. Hy vọng bạn đã nắm được những thông tin của vận đơn để áp dụng cho trường hợp của mình tránh những sai sót không mong muốn. Hy vọng bài viết này hữu ích đối với bạn, cảm ơn bạn đã dành thời gian để tìm hiểu cùng mìn. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết kế tiếp.
