Bill gốc được coi là linh hồn của hàng hóa. Chúng ta thường nhắc nhiều đến bill gốc nhưng lại chưa có định nghĩa rõ ràng về loại bill này. Vậy trong bài viết này chúng tôi sẽ cùng bạn đi tìm hiểu về định nghĩa của loại bill này và những vấn đề xoay quanh nó.
Bill gốc là gì?
Bill gốc được hiểu là bill do hãng tàu hoặc forwarder phát hành. Điểm đặc biệt là trên bill cần có chữ ký bằng tay. Đây là điểm quan trọng để phân biệt bill gốc và các loại bill khác. Mọi hóa đơn có dấu đỏ đóng dấu và có chữ Original nhưng không có chữ ký viết tay đều không được coi là bill gốc.
– Các bản sao, chụp hay photocopy, đánh máy mà có chữ ký bằng tay đều được coi là bill gốc.
– Các hóa đơn, vận đơn được in hoặc in sẵn được đóng dấu có chữ “Original” lên mặt trước của hóa đơn.
– Mặt sau cần phải in các điều khoản và điều lệ của vận đơn.
– Thông thường bill gốc thường có 3 bill giống nhau được coi là 3 bản chính. Bên cạnh đó còn có thêm 3 bản copy, được đánh số lần lượt theo thứ tự First Original”, “Second Original” và ” Third Original”. Những vận đơn này đều có tính chất và giá trị pháp lý tương tự nhau.
Bill gốc do ai phát hành?
Bill gốc do chính hãng tàu hoặc forwarder phát hành. Nếu bạn làm master bill cho hãng tàu thì hãng tàu sẽ cung cấp cho bạn bill gốc có in hình logo của hãng tàu. Còn nếu bạn làm house bill thì forwarder sẽ phát hành và trên đó in hình logo của forwarder.
Nội dung bill gốc bao gồm những gì?
Thông thường nội dung trên bill bao gồm:
– Thông tin của người giao hàng: địa chỉ, số điện thoại, fax.
– Thông tin của khách hàng: địa chỉ, số điện thoại, fax.
– Tên của tàu, số hiệu tàu, ngày xuất bến, ngày tới bến.
– Số container, số seal.
– Loại hàng hóa, mã số code, khối lượng hàng.
Điều kiện nhận hàng khi lấy bill gốc
Nếu như chủ hàng lấy bill gốc thì cần phải gửi đầy đủ cho khách hàng đầy đủ 3 bản. Nếu thiếu một trong ba bản thì coi như bộ bill đó mất hoàn toàn giá trị. Bill gốc phải được gửi đi bằng đường hàng không. Điều này dẫn đến việc tốn kém chi phí và thời gian rất nhiều. Hiện nay có nhiều hãng tàu cho phép làm seaway bill và telex release giúp tiết thời thời gian và tiền bạc.
Nếu mất bill gốc thì sao?
Một điều không mong muốn nếu như bạn chẳng may làm mất bill gốc. Điều này được coi là một trong những điều cấm kỵ trong ngành logistics. Nếu như điều này xảy ra hãng tàu sẽ không phát hành hàng cho bạn. Cách giải quyết khác là bạn phải viết cam kết và đóng một lượng tiền mặt khác lớn vào khoảng 110% giá trị hàng hóa nếu như bạn muốn nhận lại hàng. Đồng thời hãng tàu sẽ giữ lại trong khoảng 2 năm.
Có thể bạn đang cần: Vận chuyển hàng chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam
Ưu nhược điểm của Bill gốc
Ưu điểm: Một ưu điểm mà dễ dàng nhận ra chính là tính chất cam kết của loại bill này. Khi người nhận lựa chọn bill gốc tức là họ muốn chắc chắn và đảm bảo sự uy tín của nguồn hàng. Sau khi nhận được bill gốc thì học mới thanh toán hóa đơn với người bán hàng. Vì thế, loại bill này cho thấy sự đảm bảo trong việc mua bán hàng hóa. Đặc biệt là với những khách hàng mới ở nước ngoài.
Nhược điểm: Bên cạnh tính chính xác và xác thực của bill gốc thì bill gốc cũng có một nhược điểm mà không ai mong muốn. Đó chính là việc mất thời gian do vận chuyển. Chỉ khi xác nhận được bill gốc thì người nhận mới thanh toán với người giao hàng. Trong một số trường hợp hàng đã tới bến nhưng người nhận chưa nhận được bill gốc gây nên việc tốn thời gian, ảnh hưởng nhiều tới quá trình lấy hàng. Đặc biệt với những hàng hóa có thời hạn ngắn ngày.
Bill gốc và surrender bill
Do những bất cập của bill gốc chính là việc tốn kém thời gian và nếu như mất bill gốc thủ tục nhận hàng sẽ rất lằng nhằng. Thế nên người ta vẫn hay sử dụng Surrendered bill. Vậy lý do tại sao chủ hàng lại sử dụng Surrendered bill? Chủ hàng và khách hàng có mối quan hệ tốt với nhau, đã từng làm ăn nhiều lần. Nên không nhất thiết phải sử dụng bill gốc. Trong một số trường hợp người gửi hàng chưa kịp gửi bill gốc cho người nhận mà hàng hóa đã cập bến. Lúc này họ sẽ yêu cầu hãng tàu hoặc công ty giao nhận làm Telex Release giúp tránh các chi phí phát sinh.
Khi yêu cầu làm Surrendered bill sẽ phát sinh chi phí được gọi là telex fee . Phí này sẽ được thu của chủ hàng khi cần yêu cầu.
Trong bài viết này Vĩnh Cát đã trả lời cho bạn đầy đủ câu hỏi:”Bill gốc là gì?” và các thông tin liên quan khi bạn cần phải biết khi tìm hiểu loại bill này. Mong rằng sau khi đọc bài viết bạn sẽ có những nhìn nhận khách quan về bill gốc và nắm được những vấn đề xoay việc khi thu nhận bill gốc. Mong rằng bạn sẽ hoàn thành tốt công việc của mình trong ngành logistics.
